ASSISTANT(E) DE FORMATION H/F

BESANCON

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A propos de l'entreprise

Société d’intervention en formation et conseil. En activité depuis 13 ans. Installée à BESANCON (25000), elle est spécialisée dans le secteur d’activité de la formation continue d’adultes.

Description du poste :

Administrer les actions de formation et de conseil En amont de la formation :
– Saisir les informations du dossier dans le logiciel de formation
– Mettre à jour les informations si besoin
– Saisir les plannings des formations dans le logiciel
– Confirmer les inscriptions aux formations interentreprises et envoyer le guide de réflexion
– Formaliser et envoyer la convention formation
– Envoyer les convocations inter ou intra
– Préparer et envoyer au commercial le contrat de sous-traitance à l’intervenant
– Réserver et vérifier les moyens logistiques (planification, réservation des salles interne ou externe …) en fonction des besoins adaptés à la formation
– Réserver les ressources pédagogiques (ex : documentations pédagogiques non livrées par l’intervenant, mannequin, valise électrique, …)
– Commander les ressources pédagogiques : support ENI…
– Saisir, déposer des pièces ou rechercher des pièces administratives sur les plateformes des financeurs (OPCO, …)
– Relancer pour récupérer les pièces administratives : pour les intervenants (documentation, PPP) et du clients (conventions)
– Déclarer l’ouverture de stage sur les plateformes (FORPREV…)
– Préparer les dossiers de démarrage
– Imprimer les documents utilisés en formation par l’intervenant
– Transmettre les éléments de démarrage à l’intervenant
– Vérifier et installer les salles (équipement spécifiques, eau, vidéo, protection covid…) Au moment de la formation
– Accueillir les intervenants et les stagiaires
– Orienter le stagiaire à sa salle de formation
– Assurer le soutien logistique pendant le déroulement de la formation A l’issue de la formation :
– Réception en fin de stage inter et intra du dossier intervenant et contrôle des pièces
– Facturation du stage : vérification des absences et des prises en charge
– Vérification des factures fournisseurs, erreurs, codification et transmission à la comptabilité.
– Relation avec les OPCO et financeurs, entreprises pour le suivi des dossiers
– Transmission du dossier au commercial
– Archivage des dossiers Gérer l’organisation des examens (langues, bureautiques, partiels, CCE)
– Planifier les dates d’examens avec le certificateur si besoin
– Mettre à jour les plannings
– Proposer le choix des surveillants internes ou externes
– Commander les codes (PCIE, …) et enregistrer les participants
– Imprimer les études de cas (CCE ou FPD)
– Préparer la salle d’examen en conformité avec les exigences des certificateurs
– Accueillir les participants (vérification identité, photo…)
– Présenter les modalités des examens
– Assurer la Surveillance
– Clôturer l’examen
– Remettre en état la salle
– Imprimer les certificats
– Facturer aux clients, surveillants, des commissions  

Profil recherché

Connaissances

– Règlementation et environnement de la formation, modalités de financement de la formation professionnelle (CPF, Transition PRO, PDC, …)
– Outils bureautiques de base (Office 365)
– Outils spécifiques à la gestion de formation
– RGPD

Savoir-faire
– Gérer administrativement la mise en place d’une formation inter et intra
– Assurer le bon déroulement matériel et organisationnel de la formation
– Remplir les obligations administratives  à l’issue de la formation en matière de traçabilité et de transmission de pièces
– Organiser une session d’examen
– Respecter les règles de confidentialité

Savoir-être
– Posture client / fournisseur interne basée sur une communication positive
– Sens de l’organisation et de l’anticipation des échéances
– Adaptabilité et réactivité face aux imprévus
– Régularité, rigueur et précision dans l’accomplissement de sa mission
– Persévérance et patience
– Capacités d’écoute
– Travail en équipe, solidarité et entraide
– Discrétion